明陽(yáng)天下會(huì)議服務(wù)公司研究發(fā)現(xiàn)，男性更容易在會(huì)議過(guò)程中插話。就本質(zhì)而言，在會(huì)議中插話并不是壞事情——互動(dòng)的對(duì)話才能富有成果。但是問(wèn)題在于，這些插話往往會(huì)擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無(wú)法繼續(xù)發(fā)言。
      并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多人認(rèn)為在會(huì)議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會(huì)打斷別人的發(fā)言了——他們認(rèn)為這是粗魯和不禮貌的，會(huì)給別人帶來(lái)不舒服的感覺(jué)。意識(shí)到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會(huì)議。
      會(huì)議組織者在會(huì)議日程安排上要給每位與會(huì)者一段正規(guī)發(fā)言的時(shí)間。在會(huì)議召開(kāi)前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會(huì)者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會(huì)，使他們能夠輕松、有效地參與討論；另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會(huì)者的時(shí)間。
      讓每位與會(huì)者調(diào)整自己的交流方式，以提高會(huì)議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識(shí)到，如果他們不發(fā)言，就沒(méi)有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會(huì)議組織者的任務(wù)是召開(kāi)有效和成功的會(huì)議，但這并不意味著其他人就沒(méi)有責(zé)任。
      要找到降低插話次數(shù)和避免多人同時(shí)發(fā)言的有效辦法。有一家公司開(kāi)會(huì)時(shí)，有的人總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒(méi)有辦法的辦法，他們決定，誰(shuí)打斷別人的發(fā)言，就罰款。這可是個(gè)聰明的主意，收到了效果。如果有人覺(jué)得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。
      由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會(huì)議并沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)。問(wèn)題的關(guān)鍵是必須注重策略，使得每次會(huì)議都取得成效，這樣才對(duì)得起你付出的時(shí)間和努力。
      提高會(huì)議成效的要領(lǐng)：要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間；要在開(kāi)頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明；要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。
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